Kontrola celno-skarbowa – przebieg, uprawnienia KAS i prawa podatnika

Kontrola celno-skarbowa prowadzona przez Krajową Administrację Skarbową może mieć istotne konsekwencje dla przedsiębiorcy. W jej trakcie organy analizują m.in. rozliczenia podatkowe, dokumentację księgową, transakcje z kontrahentami oraz prawidłowość wykonywania obowiązków wynikających z przepisów podatkowych.

Otrzymanie upoważnienia do kontroli lub wezwania z urzędu celno-skarbowego wymaga odpowiedniego przygotowania. Szczególne znaczenie mają prawidłowe ustalenie zakresu kontroli, uporządkowanie dokumentacji oraz znajomość uprawnień kontrolujących i praw przysługujących podatnikowi.

Kontrola celno-skarbowa nie jest tym samym co kontrola podatkowa prowadzona na podstawie Ordynacji podatkowej. Różnice dotyczą m.in. zasad wszczęcia, przebiegu kontroli oraz sposobu jej zakończenia.

Czym jest kontrola celno-skarbowa?

Kontrola celno-skarbowa jest jednym z instrumentów wykonywania zadań Krajowej Administracji Skarbowej. Jej zasady reguluje przede wszystkim ustawa z 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej.

Kontrola może obejmować między innymi przestrzeganie przepisów prawa podatkowego, przepisów celnych oraz innych obowiązków wskazanych w ustawie o KAS.

W praktyce kontrole dotyczące rozliczeń przedsiębiorców mogą koncentrować się na podatku VAT, CIT, PIT, transakcjach międzynarodowych, rozliczeniach z podmiotami powiązanymi oraz rzeczywistym przebiegu transakcji gospodarczych.

Postępowanie prowadzi właściwy naczelnik urzędu celno-skarbowego, przy czym ustawowe zasady właściwości umożliwiają prowadzenie kontroli także poza obszarem lokalnego działania konkretnego urzędu.

Jak rozpoczyna się kontrola celno-skarbowa?

Zgodnie z art. 62 ustawy o KAS kontrola celno-skarbowa jest zasadniczo wszczynana z urzędu na podstawie upoważnienia do jej przeprowadzenia.

Co do zasady datą wszczęcia kontroli jest dzień doręczenia kontrolowanemu upoważnienia.

W określonych przypadkach, gdy zachodzą ustawowe przesłanki uzasadniające niezwłoczne podjęcie czynności, kontrola może zostać wszczęta na podstawie okazanej legitymacji służbowej, z zachowaniem przewidzianych prawem wymogów.

W przeciwieństwie do typowej kontroli podatkowej prowadzonej na podstawie Ordynacji podatkowej, kontrola celno-skarbowa nie wymaga co do zasady wcześniejszego zawiadomienia o zamiarze jej wszczęcia.

Dlatego przedsiębiorca może dowiedzieć się o rozpoczęciu kontroli dopiero w momencie doręczenia upoważnienia lub podjęcia odpowiednich czynności przez kontrolujących.

Jakie dokumenty może sprawdzać KAS?

Zakres dokumentacji zależy od przedmiotu kontroli.

W sprawach dotyczących VAT, CIT lub PIT kontrolujący mogą analizować między innymi:

• księgi podatkowe i ewidencje;
• faktury sprzedażowe i zakupowe;
• umowy z kontrahentami;
• dokumenty magazynowe i transportowe;
• potwierdzenia płatności;
• dokumentację dotyczącą świadczenia usług;
• korespondencję handlową;
• dokumenty związane z transakcjami międzynarodowymi;
• inne dowody mające znaczenie dla kontrolowanych rozliczeń.

Na podstawie art. 64 ustawy o KAS kontrolujący dysponują określonymi uprawnieniami związanymi z żądaniem dokumentów, pozyskiwaniem danych, oględzinami i przeprowadzaniem czynności dowodowych.

Zakres żądanych materiałów powinien jednak pozostawać w związku z przedmiotem kontroli oraz mieścić się w granicach uprawnień wynikających z przepisów.

Jakie uprawnienia mają kontrolujący z urzędu celno-skarbowego?

Uprawnienia organów prowadzących kontrolę celno-skarbową są szerokie.

W granicach określonych przepisami kontrolujący mogą między innymi:

• żądać udostępnienia ksiąg, ewidencji i dokumentów;
• żądać przekazania określonych danych w formie elektronicznej;
• dokonywać oględzin;
• przeprowadzać przesłuchania;
• wstępować do określonych pomieszczeń i miejsc;
• podejmować inne czynności kontrolne przewidziane ustawą.

Nie oznacza to jednak, że każda czynność może być przeprowadzona bez ograniczeń. W poszczególnych sytuacjach obowiązują szczególne przesłanki i wymagania proceduralne, w tym dotyczące przeszukań oraz ochrony praw kontrolowanego.

Przedsiębiorca powinien znać zakres prowadzonej kontroli i odpowiednio dokumentować podejmowane przez organ czynności.

Jakie prawa ma przedsiębiorca podczas kontroli celno-skarbowej?

Prowadzenie kontroli nie pozbawia podatnika możliwości ochrony jego interesów.

W zależności od rodzaju czynności i właściwych przepisów kontrolowanemu przysługuje między innymi możliwość:

• korzystania z pomocy profesjonalnego pełnomocnika;
• przedstawiania wyjaśnień i dokumentów;
• zgłaszania stanowiska dotyczącego ustaleń kontrolujących;
• korzystania z odpowiednich uprawnień dowodowych;
• weryfikowania, czy czynności prowadzone są w granicach upoważnienia i przepisów prawa;
• podejmowania dalszych środków prawnych na odpowiednich etapach sprawy.

Warto pamiętać, że zakres niektórych uprawnień w kontroli celno-skarbowej różni się od uprawnień przysługujących w kontroli podatkowej lub postępowaniu podatkowym.

Dlatego nie należy automatycznie przenosić wszystkich zasad Ordynacji podatkowej na kontrolę prowadzoną przez urząd celno-skarbowy.

Jak przygotować firmę do kontroli celno-skarbowej?

Przygotowanie powinno rozpocząć się od ustalenia przedmiotu i okresu objętego kontrolą.

W pierwszej kolejności warto przeanalizować otrzymane upoważnienie, ustalić osoby odpowiedzialne za kontakt z kontrolującymi oraz uporządkować dokumentację dotyczącą wskazanych rozliczeń.

Szczególne znaczenie może mieć sprawdzenie, czy faktury, umowy, potwierdzenia płatności i inne dokumenty są spójne z rzeczywistym przebiegiem zdarzeń gospodarczych.

Przedsiębiorca powinien również zadbać o prawidłowy obieg korespondencji, monitorowanie terminów oraz dokumentowanie udzielanych wyjaśnień.

W bardziej skomplikowanych sprawach zasadne może być skorzystanie z pomocy doradcy podatkowego już na etapie wszczęcia kontroli, zamiast oczekiwania na jej wynik.

Ile trwa kontrola celno-skarbowa?

Czas trwania kontroli zależy od jej zakresu, charakteru sprawy, objętości dokumentacji i konieczności przeprowadzenia określonych czynności dowodowych.

Art. 63 ustawy o KAS przewiduje zasadniczo termin zakończenia kontroli celno-skarbowej wynoszący trzy miesiące od dnia jej wszczęcia.

W szczególnie uzasadnionych przypadkach kontrola może jednak trwać dłużej. W takiej sytuacji organ powinien postępować zgodnie z ustawowymi zasadami dotyczącymi przedłużenia kontroli.

Nie należy więc zakładać, że każda kontrola celno-skarbowa musi zakończyć się dokładnie po trzech miesiącach.

Jak kończy się kontrola celno-skarbowa?

W przypadku typowej kontroli celno-skarbowej dotyczącej przestrzegania przepisów prawa podatkowego po zakończeniu czynności kontrolnych sporządzany jest, z uwzględnieniem wyjątków ustawowych, wynik kontroli.

Zgodnie z art. 82 ustawy o KAS doręczenie wyniku kontroli kończy kontrolę celno-skarbową w tym trybie.

Wynik kontroli zawiera między innymi informacje dotyczące zakresu kontroli oraz stwierdzonych nieprawidłowości albo ich braku.

Podatnik powinien szczegółowo przeanalizować ustalenia organu, zwłaszcza jeżeli wynik kontroli wskazuje na nieprawidłowości w rozliczeniach VAT, CIT lub PIT.

Wynik kontroli celno-skarbowej – co zrobić po jego otrzymaniu?

Otrzymanie wyniku kontroli wymaga ustalenia, czy podatnik zgadza się z przedstawionymi nieprawidłowościami.

Zgodnie z art. 82 ust. 3 ustawy o KAS kontrolowany może w terminie 14 dni od doręczenia wyniku kontroli złożyć deklarację lub korektę deklaracji, jeżeli zgadza się w całości albo w części ze stwierdzonymi nieprawidłowościami.

Dotyczy to przypadków, w których przepisy ustaw podatkowych przewidują odpowiedni obowiązek deklaracyjny.

Złożenie deklaracji lub korekty wymaga jednak wcześniejszej oceny ustaleń organu oraz konsekwencji podatkowych przyjęcia określonego stanowiska.

Nie należy automatycznie korygować rozliczeń wyłącznie dlatego, że kontrolujący wskazali nieprawidłowości.Najpierw trzeba przeanalizować ich zasadność, dokumentację oraz potencjalne skutki dokonania korekty.

Przepisy przewidują również szczególne konsekwencje złożenia deklaracji lub korekty po upływie ustawowego terminu, dlatego istotna jest szybka analiza otrzymanego wyniku kontroli.

Czy można złożyć zastrzeżenia do wyniku kontroli celno-skarbowej?

Należy odróżnić wynik kontroli celno-skarbowej od protokołu kontroli podatkowej sporządzanego na podstawie Ordynacji podatkowej.

W przypadku kontroli podatkowej art. 291 Ordynacji podatkowej przewiduje możliwość zgłoszenia zastrzeżeń lub wyjaśnień do protokołu kontroli.

Natomiast w typowej kontroli celno-skarbowej zakończonej wynikiem kontroli ustawa o KAS nie przewiduje analogicznego, ogólnego trybu składania zastrzeżeń do wyniku kontroli.

Podatnik, który nie zgadza się z ustaleniami, powinien ocenić dalszy tryb postępowania, w tym możliwość przedstawiania argumentów i dowodów w postępowaniu podatkowym, jeżeli zostanie ono wszczęte wskutek przekształcenia kontroli.

Więcej informacji o odrębnej procedurze dotyczącej kontroli podatkowej przedstawiamy w artykule „Zastrzeżenia do protokołu kontroli podatkowej – termin 14 dni i prawa podatnika”.

Czy kontrola celno-skarbowa może przekształcić się w postępowanie podatkowe?

Tak. Zgodnie z art. 83 ustawy o KAS, w przypadkach określonych ustawą zakończona kontrola celno-skarbowa może przekształcić się w postępowanie podatkowe.

Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy kontrolowany nie złożył wymaganej deklaracji lub korekty, organ nie uwzględnił złożonej deklaracji lub korekty albo wystąpiły inne przesłanki ustawowe, w tym dotyczące częściowego uwzględnienia nieprawidłowości.

W ramach dalszego postępowania organ dokonuje rozstrzygnięcia sprawy podatkowej zgodnie z obowiązującymi przepisami.

W razie wydania niekorzystnej decyzji podatkowej podatnik może korzystać z odpowiednich środków zaskarżenia.

Więcej informacji o pomocy w takich sprawach znajduje się na stronie „Spory podatkowe – WSA i NSA”.

Pomoc doradcy podatkowego podczas kontroli celno-skarbowej – Bydgoszcz i cała Polska

Kancelaria Doradztwa Podatkowego Pawła Wysińskiego w Bydgoszczy świadczy pomoc przedsiębiorcom, spółkom oraz osobom fizycznym objętym kontrolą celno-skarbową.

Zakres wsparcia obejmuje w szczególności analizę upoważnienia i zakresu kontroli, przygotowywanie wyjaśnień, ocenę dokumentacji podatkowej, analizę ustaleń organu oraz reprezentację podatników w granicach udzielonego pełnomocnictwa.

Pomagamy również w ocenie wyniku kontroli celno-skarbowej, zasadności dokonania korekty deklaracji oraz dalszych działań w postępowaniu podatkowym.

Szczegółowy zakres usług przedstawiamy na podstronie Kontrole i postępowania podatkowe.

Jeżeli otrzymałeś upoważnienie do kontroli celno-skarbowej, wezwanie z urzędu celno-skarbowego albo wynik kontroli wskazujący nieprawidłowości, skontaktuj się z kancelarią.

Warto przekazać dokumenty dotyczące kontroli, informacje o okresach i podatkach objętych sprawą oraz daty otrzymanej korespondencji. Pozwoli to określić zakres wymaganej analizy i możliwe działania.

Paweł Wysiński – doradca podatkowy, nr wpisu 12752.

---

Inne usługi